Společnost, která se zabývá maloobchodním prodejem, sídlí nedaleko Prahy a má síť maloobchodních prodejen, si zakládá na tom, že je procesně řízená.
Ve své centrále má čtyřčlenný tým, jehož úkolem je vést procesní knihu - kreslit jednotlivé procesy, sledovat jejich efektivitu a navrhovat změny.
Knihu procesů zpracovává jako model v programu Enterprise Architect a procesy publikuje pomocí EA Infoport.
Jako syntaxe byla zvolena zjednodušená verze jazyka BPMN 2, procesní analytici používají podnikovou verzi programu Enterprise Architect a k publikování knihy procesů se používá EA Infoport MBE (Medium Business Edition).
V každé prodejně jsou proškoleni dva zaměstnanci, kteří jsou schopni číst diagramy BPMN (obvykle vedoucí a jeho zástupce, ale někdy je to i jiný zaměstnanec, pokud je technicky zaměřený a projeví o školení BPMN zájem - obvykle je to krok k následnému povýšení). Úkolem těchto zaměstnanců je na základě schválených procesů radit ostatním zaměstnancům, kontrolovat, zda jsou prováděné činnosti v souladu s procesy, a také navrhovat jejich zlepšení.
Protože v úložišti nejsou jen procesy, ale i další diagramy a samotná struktura úložiště je poměrně složitá, bylo rozhodnuto využít publikační modul. Dalším důvodem pro použití publikačního modulu je skutečnost, že vlastníci příslušných podnikových procesů jsou rovněž z podnikatelské sféry a bez znalosti Enterprise Architectu - přesto si však chtějí zachovat kontrolu nad publikovanými procesy.
Proto byla v publikačním modulu vytvořena struktura sekcí/adresářů, která více odpovídá podnikovému pohledu na procesní model (například jsou na první úrovni adresáře jako Prodej, Reklamace, Skladové hospodářství atd.)
Ke každé složce je na první úrovni přiřazen vlastník, který je schopen schválit obchodní proces (zejména jeho správnost) a určit, od kdy, do kdy a zda vůbec bude proces platný. Protože vlastník toho většinou sám není schopen, definuje tzv. schvalovatele, kteří jsou schopni procesy ověřovat a schvalovat za něj.
Jednotlivá procesní schémata pak v takto připravených strukturách zveřejňují analytici, kteří byli pověřeni jejich úpravou (procesů).
Tito uživatelé (analytici, vlastníci a schvalovatelé) musí mít uživatelské účty na portálu, a to buď přímo, nebo prostřednictvím aktivního adresáře.
Vzhledem k tomu, že informační portál běží ve vnitřní síti společnosti a nehrozí riziko neoprávněného přístupu k němu, není třeba, aby ostatní uživatelé měli vlastní účty, a mohou přistupovat pomocí účtu návštěvníka. Oprávnění pro tento účet byla nastavena tak, aby viděl pouze publikační modul, nikoli celé úložiště.
Jednotlivé procesy jsou kresleny (a na žádost vlastníků aktualizovány) oddělením analýzy procesů a poté zveřejňovány v jednotlivých složkách publikačního modulu. Před zveřejněním je vždy schvaluje vlastník složky nebo oprávněný schvalovatel. Pokud je publikována nová verze existujícího procesu, dbá se na to, aby verze procesu na sebe navazovaly. Například tak, aby platnost staré verze procesu skončila poslední den v měsíci a nová verze vstoupila v platnost od následujícího dne. Nemělo by se například stát, aby v jeden den platily dvě verze procesu, nebo naopak žádná.